Polityka prywatności

1. Administrator danych

Atropical AS (nr org. 926 176 390), Stenbråtveien 75b, 1283 Oslo, Norwegia, jest administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Verkform, z wyjątkiem danych, które właściciele witryn zbierają o swoich własnych klientach (zob. punkty 9 i 10).

Kontakt: hey-ho@atropical.no

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy następujące dane osobowe:

• Adres e-mail – używany do logowania i korespondencji.
• Dane firmy – nazwa, adres, numer rejestrowy, telefon, branża oraz opisy usług wprowadzone przez Ciebie w kreatorze.
• Ustawienia kalendarza – godziny pracy, dni wolne, typy wizyt oraz ewentualne linki do prywatnych kalendarzy, które podłączasz. Z takich kalendarzy zapisujemy wyłącznie informację, kiedy jesteś zajęty (czas rozpoczęcia i zakończenia), nigdy tytułu, miejsca ani uczestników. Link jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej.
• Moje konto – jeśli logujesz się jako klient prywatny, zapisujemy Twój potwierdzony adres e-mail oraz informację, od których fachowców zgodziłeś się widzieć wizyty.
• Dane płatnicze – obsługiwane przez naszego dostawcę płatności. Nie przechowujemy danych kart.
• Dane techniczne – logi i informacje techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.

3. Cel i podstawa prawna

• Wykonanie umowy – w celu dostarczenia zamówionej usługi, w tym witryny, zapytań, kalendarza i Moje konto (RODO art. 6 ust. 1 lit. b).
• Prawnie uzasadniony interes – w celu prowadzenia, ulepszania i zabezpieczania usługi oraz zapobiegania nadużyciom (RODO art. 6 ust. 1 lit. f).
• Zgoda – na statystyki internetowe wykraczające poza to, co ściśle niezbędne. Zgodę można w każdej chwili wycofać (RODO art. 6 ust. 1 lit. a).
• Obowiązek prawny – w celu spełnienia wymogów przepisów o rachunkowości i podatkach (RODO art. 6 ust. 1 lit. c).

4. Usługi podmiotów trzecich

Korzystamy z zaufanych usług podmiotów trzecich do celów statystycznych i funkcjonalnych. Dostawcy ci są zobowiązani do ochrony Twoich danych i wykorzystywania ich wyłącznie w celu, któremu służy dana usługa.

Pirsch Analytics. Do statystyk internetowych używamy Pirsch Analytics – narzędzia analitycznego działającego bez plików cookie, zbudowanego zgodnie z zasadą prywatności w fazie projektowania. Aby analizować ruch odwiedzających, Pirsch generuje przy ładowaniu strony 16-cyfrową liczbę jako identyfikator wizyty. Danymi wejściowymi są adres IP, user agent, data oraz wartość soli.

Adres IP odwiedzającego nigdy nie jest przechowywany w całości ani w części i zostaje w pełni oraz nieodwracalnie zanonimizowany przez funkcję skrótu. Ponieważ uwzględniana jest data, a dla każdej witryny stosowana jest osobna sól, odwiedzającego nie można rozpoznać dłużej niż przez 24 godziny ani śledzić pomiędzy witrynami. Przybliżona geolokalizacja (kraj/miasto) opiera się na lokalnie zintegrowanej bazie danych.

Cloudflare Turnstile. Używamy Cloudflare Turnstile, aby zapobiegać spamowi i nadużyciom. Więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności Cloudflare.

Webhuset AS – rejestracja domen. Rejestrację domen prowadzi Webhuset AS (nr org. 986 276 858) na zlecenie Atropical AS. Przy rejestracji domen .no niezbędne dane (imię i nazwisko, adres oraz e-mail) są przekazywane do Webhuset AS jako podmiotu przetwarzającego. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy (RODO art. 6 ust. 1 lit. b) i objęte umową powierzenia przetwarzania.

5. Przechowywanie i usuwanie

Dane konta są przechowywane tak długo, jak konto pozostaje aktywne. Po usunięciu konta dane istotne dla rachunkowości są przechowywane zgodnie z norweskimi przepisami o księgowości. Pozostałe dane są usuwane w rozsądnym terminie po zamknięciu konta.

• Zapytania i klienci, z którymi nigdy nie umówiono wizyty, są usuwani automatycznie po 24 miesiącach.
• Terminy zajętości pobrane z prywatnych kalendarzy są przechowywane tylko przez najbliższe 90 dni i na bieżąco aktualizowane.
• Linki do kalendarza wysłane klientom przestają działać 30 dni po ostatniej wizycie.
• Moje konto możesz w każdej chwili usunąć samodzielnie. Fachowcy zachowują własne dane klientów dotyczące Ciebie.

6. Podwykonawcy i przekazywanie danych poza EOG

Aby świadczyć usługę, korzystamy z następujących podwykonawców. Wszyscy są związani umowami powierzenia przetwarzania i przetwarzają dane wyłącznie w naszym imieniu:

• Neon – baza danych i przechowywanie plików.
• Stripe – płatności.
• Anthropic – AI, które pisze teksty do witryn oraz sortuje i streszcza przychodzące zapytania.
• Lettermint – wysyłka e-maili (potwierdzenia, przypomnienia i zaproszenia do kalendarza).
• Unsplash – wyszukiwanie obrazów. Otrzymuje wyłącznie słowa kluczowe, żadnych danych osobowych.
• Cloudflare, Pirsch i Webhuset – zob. punkt 4.

Anthropic i Stripe mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej, stanowiących część standardowych umów powierzenia przetwarzania danych tych dostawców (rozdział V RODO). Lettermint i Neon przetwarzają dane w UE.

Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych, które posiadamy na Twój temat,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub jego ograniczenia,
• otrzymania swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przenoszenie danych),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do norweskiego organu ochrony danych (datatilsynet.no) lub do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce (uodo.gov.pl).

Zgłoszenia prosimy kierować na hey-ho@atropical.no. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca.

8. Pliki cookie

Używamy wyłącznie technicznie niezbędnych plików cookie – do uwierzytelniania i bezpieczeństwa. Bez Twojej zgody nie stosujemy plików cookie śledzących ani reklamowych. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce cookies.

9. Dla właścicieli witryn: dane osobowe Twoich klientów

Publikując witrynę za pośrednictwem Verkform, jesteś administratorem danych osobowych swoich odwiedzających i klientów. Atropical AS działa jako podmiot przetwarzający w Twoim imieniu na podstawie art. 28 RODO i przetwarza te dane wyłącznie zgodnie z Twoimi poleceniami oraz w celu świadczenia usługi.

Verkform przechowuje w Twoim imieniu zapytania z formularza kontaktowego (imię i nazwisko, e-mail, telefon i wiadomość), rezerwacje terminów (termin, rodzaj zlecenia, adres i notatki), kartę klienta dla każdego klienta oraz historię każdego zapytania.

Przychodzące zapytania są wysyłane do naszego dostawcy AI, który tworzy krótkie streszczenie i proponuje priorytet. To narzędzie pomocnicze dla Ciebie — AI nie podejmuje żadnych decyzji dotyczących klienta (RODO art. 22). W Twoim imieniu Verkform wysyła też klientowi automatyczne e-maile: potwierdzenie otrzymania zapytania, zaproszenia do kalendarza, przypomnienia i informacje o zmianach.

Odpowiadasz za posiadanie ważnej podstawy prawnej dla tego przetwarzania oraz za poinformowanie odwiedzających w polityce prywatności. Verkform udostępnia standardową stronę o prywatności pod adresem /personvern w Twojej domenie, obejmującą formularz kontaktowy i rezerwację terminów, którą możesz rozbudować.

Jeśli dodatkowo dodasz narzędzia śledzące (na przykład Google Analytics lub Meta Pixel), odpowiadasz za zgodność takiego zbierania danych z prawem. Verkform automatycznie wyświetla na Twojej witrynie baner zgody, zanim narzędzia te zostaną uruchomione.

10. Dla odwiedzających witryny hostowane przez Verkform

Jeśli wysłałeś zapytanie lub zarezerwowałeś termin na witrynie zbudowanej w Verkform, Twoje dane (imię i nazwisko, e-mail, telefon, wiadomość i ewentualna wizyta) zostały zapisane w bazie danych Verkform w imieniu właściciela witryny. To właściciel witryny jest administratorem tych danych – Atropical AS działa wyłącznie jako techniczny podmiot przetwarzający.

Otrzymasz e-mail dotyczący zapytania i wizyty, z osobistym linkiem, za pomocą którego możesz odwołać wizytę lub poprosić o nowy termin. Link daje dostęp wyłącznie do Twoich własnych wizyt u tego właściciela witryny.

Aby skorzystać ze swoich praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie), skontaktuj się bezpośrednio z właścicielem witryny. Polityka prywatności danej witryny jest zwykle dostępna pod adresem /personvern w jej domenie.

11. Moje konto

Moje konto gromadzi Twoje wizyty u różnych fachowców korzystających z Verkform. W przypadku Moje konto administratorem danych jest Atropical AS.

Gdy logujesz się potwierdzonym adresem e-mail, znajdujemy fachowców, którzy zarejestrowali Cię jako klienta pod tym samym adresem. Nic nie jest udostępniane, dopóki sam nie zaakceptujesz danego fachowca, a w każdej chwili możesz go ponownie ukryć. Fachowcy nie dowiadują się, czy masz Moje konto.

Jeśli usuniesz Moje konto, profil i wszystkie powiązania zostaną usunięte. Fachowcy zachowują własne dane klientów, za które są administratorami.

12. Umowa powierzenia przetwarzania

Regulamin Verkform zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) między Atropical AS a właścicielem witryny, zgodnie z art. 28 RODO. Reguluje ona sposób, w jaki Atropical AS przetwarza dane osobowe odwiedzających i klientów w imieniu właściciela witryny, w tym korzystanie z podwykonawców wymienionych w punkcie 6.